仕事教えるの上手くいってますか？
面倒だし、自分の仕事終わらないし、また今日も残業だなんて弱音を吐いていませんか？
気持ちは分かります。
私も新卒教育をやっていましたが、なかなか言葉が通じなくて苦労しますよね。
上司には教えろと言われ、部下には怖がられて八方ふさがりになっていることでしょう。
そんな貴方に【人に教えるときのコツ】というものをお伝えしようかと思います！！
貴方が教えている人は、覚えが遅いと感じていませんか？
教えたはずなのに何度も聞いてきたり、同じミスをしたりしませんか？
どうしてそうなってしまっているのでしょう。
それにはきっと理由があるはずなんです。
もしかしたら貴方の伝え方に問題があるのかもしれません。
このお話の中で少しずつ紐解いていきますので、コツを押さえて教え上手になってくださいね！
何を意識して教えたら良いの？
人に何かを教える際、大切なのは相手の気持ちをしっかり読み取ることです。
相手のモチベーションに合わせないと自分の伝えたいことは伝わりません。
『教えてもらう立場なんだからお前が合わせろ』
そんなことは決して思ってはいけません。
小さな子供に言葉を教えるように同じ目線になり、じっくりと会話をすることを心掛けて下さい。
相手に信用してもらう
恐らく新人さんの心の中では色んな感情が渦巻いていることでしょう。
貴方はそんな相手にしっかりと内容を伝えなければいけません。
まず貴方がすべきことは会話をすることです。
会話の内容は何だって良いんですよ。
当たり障りのないものでも、今までやってた仕事のことであっても。
ここでの会話の内容は言ってしまえばどうでも良いです。
重要なのは相手のモチベーションを図ることです。
- やる気がありそうなのか
- 不安がってるか
- ガチガチに緊張しているか
- 面倒くさそうにしてるか
やる気があってくれれば何も問題はないですが、それ以外の場合だとせっかく教えても相手は覚えません。
貴方にとっても時間の無駄です。
そうなるくらいなら世間話を長くして、少しでもこちらを信用してもらった方が良いです。
仲いい友達の話は覚えてるけど、そうでもない人の話は忘れる。
そういう経験ありませんか？
きっと1度はありますよね。
この『どうでもいい話をする』という行為は相手に聞く耳を持ってもらうためには必要不可欠な行動なので、時間が惜しいと思っても必ず行うようにしてください。
半分伝われば上出来
自分がどんなに詳しく丁寧に教えたとしても、100％伝わるかと言えばそれは違います。
良くて50％と言ったところです。
そう思っておいた方が貴方へのダメージも少ないです。
何故そんなに理解度が低いのかというと、『貴方が理解出来る言葉』と『相手が理解出来る言葉』は違うからです。
自分はこういう説明をしたら通じると思っていても、相手にとってはよく分からない説明になってしまっているんですね。
貴方は毎日その仕事をやっているので当たり前になってしまっている工程であっても、その人にとっては初めて知る工程であるということを忘れてはいけません。
例えば［Wordのスクリーンショットを使って資料内に画像を差し込む］という工程を教える時に、この内容をそのまま言って何人の人に通じるでしょうか。
普段からWordを使っている人ならすぐに理解してもらえるでしょうが、使っていない人にとっては何を言っているのか全く理解できない説明です。
「じゃあ、画面を見せながら一緒に操作して説明したら良いだけじゃない」
と思いますよね？
それがなかなか上手くいかないのです。
何故なら初めてやることはそんなに簡単に覚えられないからです。
- まずWordって何？
- スクリーンショットってどこにあるの？
- 項目沢山あるけどどれが正解？
- 違うところを拾っちゃったらどうやって訂正したら良いの？
たったこれだけのことを教えるだけでも疑問というのは沢山生まれてきます。
やるべきことに辿り着くまでの工程、そしてそれに付随する予備知識を沢山教えなければいけません。
貴方は1度の説明で完璧に教えられると思いますか？
まず無理だと思います。
どんなに分かりやすく説明をしても、ゆっくり教えてあげても、相手の頭の中はいっぱいいっぱいで整理なんて追い付かないでしょう。
なので説明というのは半分伝われば上出来なのです。
自分が1回言っただけで、相手に全て伝わっていると思ってはいけません。
［1回で100％を目指す］のではなく［軌道修正をしてあげながら100％に持って行ってあげること］が貴方の仕事ですからね。
むしろ半分伝わっていたら自分を褒めてあげて下さい。
それくらい凄いことなんですから自信を持ってください。
知識は3倍以上つけておく
先ほども少し書きましたが、自分は当たり前にやっていることでも、相手はその内容に疑問を抱くことが多々あります。
常識だろうと思っていることに対しても質問があるかもしれません。
その時にはしっかりと貴方が答えを示してあげなければいけないのです。
先ほどの［Wordのスクリーンショットを使って資料内に画像を差し込む］という作業は、毎日やっていたらあまり考えていなくてもマウスが勝手に動くことでしょう。
ですが新人さんは沢山の不安と疑問を抱くはずです。
貴方はどこが分からないと感じるか、操作するうえで何が不安と感じるかを考え、その対処法をあらかじめ出しておかなければなりません。
そしてそれを予想するには相手の3倍以上の知識が必要になります。
2倍では足りないです。
何故なら自分の言葉は相手に伝わるか分からないからです。
前の項目で『貴方が理解出来る言葉』と『相手が理解出来る言葉』は違うと書きましたが、他の言い回しにして説明するには少し教える角度が変わってきます。
教える結果が同じでも、過程部分を違う言葉で説明するというのは多少の付け足し知識では補えません。
あらゆるパターンを想像して質問を思い浮かべ、そして自分で答えるを繰り返してみて下さい。
意外と難しいですが、これが出来ていれば相手が欲しい言葉を選んで伝えることが出来、更に教える時間も時短出来ますので一石二鳥です。
まず人に教えるということは自分にしっかりとした知識がないと教えられませんので、自前にしっかりと復習をしておくと良いでしょう。
答えを曖昧にしない
質問にはなるべく「イエス」「ノー」で答えるようにして下さい。
「どっちでもいい」
「適当でいいよ」
という答えは初心者からしたら一番混乱します。
結果的に「どっちでもいい」ことであったとしても、自分で判断出来ないことを質問してきているわけなので、しっかりとした答えを出してあげる必要があります。
分かる人からすると正直どっちでも良いですよね。
でも全く分からない人からするとこの選択はとても不安なんです。
邪険に扱わずに、丁寧に教えてあげて下さいね。
これ、意外と大切です。
責任を最後まで持つ
教えている相手が何かしらのミスをしてしまった際は、しっかりと最後まで責任を持って手を差し伸べてあげて下さい。
叱るのではないですよ？
「どうしてそうなってしまったのか」という原因追及です。
基本的にその人がしてしまったミスは、相当な自己判断でない限り教えている側のミスです。
教える人というのは『教えて終わり』ではなく、その人が出来るようになるまで責任も持たないといけません。
言うことだけ言って、あとは何も知りませんというのはちょっと冷たいですよね？
しっかりとその人が出来るようになって初めて『教えた』ということになるので、途中で投げ出さずに責任を最後まで果たしましょう。
まとめ
- 相手に信用してもらう
- 相手に伝わる説明を心掛ける
- 伝わらない場合は自分も考える
- 失敗したら責任を取る
上司は簡単に「新人さんに教えておいて」って仕事を投げてきますけど、めちゃくちゃやることあって大変ですよね。
新人教育期間は自分の仕事に手が付きませんからね。
本当に毎日があっという間だと思います。
ですが、その教育時間を少しでも短くするには的確な教え方が必要になります。
自分の知識を少し付け足して、新人としっかりと会話をして馴染んでもらい、そして作業を落とし込んでください。
さっさと終わらせようと適当に教えると、結局同じ質問が来たり、ミスが連発して余計な時間が増えてしまいますから悪循環です。
急がば回れとはこのことですね。
多少面倒でも、前準備はしっかりとしておくことをオススメしますよ。
教えることは大変ですが、相手は同じ人間なのですからまずは同じ目線に立つところから始めて下さい。
そして自分ならどうやったら理解がしやすいか、逆にどんなことを言われたら嫌かを考えて実行すれば少しは教えやすくなると思います。
自分もパンクしそうな中頑張っていると思いますが、その人が成長してくれれば自分の仕事を引き継げるようになります。
辛く当たって辞めさせてしまう前に、なんとか頑張って成長させてあげて下さい。