仕事でも日常生活でも、何かを決めなければいけない場面は沢山あります。
その時にあなたはすぐに決断出来ていますか？
私は難しい選択肢ほど2択に絞るという手法を取っているのですが、先日読んだこの本にも似た内容が書いてありました。
選択肢が沢山あってはなかなか決められませんが、その選択肢を絞ることが出来れば迷う時間は少なくなります。
今回纏めた手法は仕事で絶対に役に立つものとなっておりますので、最後までお読みいただき実践してみて下さい。
迷う時間の省き方
複数の業務を抱えているときに、上司から「業務を追加しても良いか」と質問をされたらあなたはどうしますか？
大抵の場合は引き受けなければいけませんが、もし手持ちの業務が多く本当に手が回らない場合は断ることもあるでしょう。
悩んでいる間も上司は貴方の返答を目の前で待っています。
さあ、あなたはどうしますか？
先ほど紹介した本の中ではこのように書いてありました。
『自分の判断基準を決めておき、〇が3つ以上なら引き受ける』
初めから判断基準を決めていれば、即決しなくてはいけない場面でもすぐに対応できるということですね。
〇が3つ以上であれば多少忙しい業務であっても知識や好奇心で補うことが出来、以下であれば効率が下がるので断った方が得策というわけです。
このような項目を自分の中でしっかりと作っておけば即決力も高まり、周りの人間からも思考の整理が出来る人だと思われることでしょう。
いつまでも悩むよりは、機械的に決めてみるのも時には大切です。
上に記載した項目でなくても問題はないので、あなたの仕事に関係がありそうな項目を5～6個考えてみて実践してみてはいかがでしょうか。
選択肢を絞る
仕事をしていると日々業務は増えていきます。
終わったかと思えば次の仕事、終わる前に業務の追加……
優先順位がぐちゃぐちゃになってきてしまうことがありますよね。
業務が増えてきてしまった時は一度内容を書きだし、優先順位をつけ直しましょう。
そしてやらない作業をしっかりと決めて下さい。
どちらにせよ全ての作業は終わらせなくてはならないのです。
だからこそ効率よく終わらせるために、全く手に付けない作業はどこからかを見極めて下さい。
完成させなければならないものは絶対的に着手。
それ以外は頭の片隅に置いておいて大丈夫です。
暇になることがあれば着手をすべきですが、1度よけた作業はやらないと決めて下さい。
そうしておくと追加で緊急の業務が入っても焦らなくても済みますので、やる作業を決めるのではなくやらない作業を決めるということを意識してくださいね。
完璧を求めない
仕事は全ての業務を100％こなさなくても良いんです。
勿論完璧に仕上げることは理想ではありますが、現実的に考えて時間が足りません。
削れる場所は削った方が効率は断然上がります。
例えばAの同僚宛に資料を作成する際は身内ですので、多少雑でも問題はないでしょう。
要は内容が分かればいい、そういうものです。
Bは上司宛なので少し慎重になりますが、これも身内です。
少し足りないところがあっても修正が利きますし、完成度を80～90％目指せば再提出を求められることはないと思います。
Cは外部ですのでお取引先様であったりお客様になります。
ですのでここは100％を目指さなければいけません。
逆を言えば時間をたっぷりと使って作業しなければならないのは、この外部相手だけということになります。
- 期日2日前に提出した80％の資料
- 期日当日に提出した100％の資料
この2つを比べた時には断然前者が評価されます。
何故なら丸1日分前者の方が多く仕事をこなすことが出来るからです。
このことから業務を素早く終わらせるためには、常に自分の中でパーセンテージを設定して作業をする方が良いでしょう。
常日頃から自分の中で数値化しておくことが大切だと言えますね。
他人を使うという判断
何かを決断して行動をする際、人間関係を気にしてなかなか行動が出来ない人も居るのではないでしょうか。
仮にあなたが役職者で、その業務がその役職の人でないと着手してはならないものであるのなら残業してでも終わらせなければいけないかもしれませんが、誰でも出来る業務なのであればあなたがやらなくても問題はありません。
会社としてはその業務が期日までに終われば良いのです。
期日が過ぎたり、無駄な残業代が発生する方が会社としては嫌がるでしょう。
無理だと判断した際は、すぐに誰か手伝ってくれる人を探す方が得策です。
仕事をお願いする際は強要するのではなく、相手に選択肢を与えて下さい。
- この業務引き継いでもらえませんか？
- 難しいようなら私も半分やるので、半分引き継いでもらえませんか？
- それも難しいようなら私がやります
この3つの選択肢から相手に選んでもらってください。
もし3になってしまえばそれまでですが、それなりの関係を築けているのなら1か2になるはずです。
しっかりと感謝の言葉を伝え、相手に業務を引き継ぎましょう。
また、引き継いでくれた相手が別の業務で困っていた際は積極的に手伝うようにしてください。
そうすることによって持ちつ持たれつの関係となり、次回もまた手伝ってもらいやすくなります。
普段から友好関係を築いておくことは、いざというときの選択肢が増えるということです。
『頼る』『頼らない』の選択肢を出すときが来たら無駄に人間関係で悩まないよう、普段から周りのことを見ておくのも一つの手です。
言い方は悪いかもしれませんが、仕事は他人を使ってでも終わらせられれば良いのです。
これは間違いではありませんので、自分ひとりで終わらす以外の方法も常に頭の中の選択肢に入れておいても良いでしょう。
最後に
仕事は効率よく終わらせることが理想です。
良いものを作ろうとして余計な時間を使ってしまうのはとても勿体ないのです。
ある程度業務を理解しているのであれば、基準として数字をあなたの中で持っていてください。
- この仕事量は出来るから引き受ける
- この業務であれば80％の完成度で良い
- この仕事量であれば間に合わないから他に振る
- この業務は着手出来なさそうだから切り捨てて明日に回す
この決断力が重要です。
あなたの中の数値に従い、機械的に割り振りをして業務を1つずつ終わらせるようにすれば効率は飛躍的に上がるでしょう。
毎日多くの業務が舞い込んできて大変でしょうが、少しでも無駄を減らしてタスクを減らしていって下さいね！！